Diplômes requis
BTS Gestion PME et PMI
Situation du poste
L’Association des Parents Et amis de personnes handicapées Intellectuelles de Nouvelle-Calédonie (APEI) gère plusieurs établissements accueillant des enfants, adolescents et adultes déficients intellectuels, éventuellement porteurs de troubles associés.
L’Institut Médico-Educatif (IME) accueille des enfants, adolescents et jeunes adultes. L’établissement est composé d’un Institut Médico-Pédagogique (IMP) accueillant les enfants de 6 à 14 ans, et d’un Institut Médico-Professionnel (IMPRO) destiné aux adolescents et jeunes adultes de 15 à 20 ans. L’IME a une capacité de 100 places.
L’établissement spécialisé à activités dirigées (ESAD) accueille des adultes de 20 à 60 ans, ne pouvant tirer profit d’une prise en charge au Centre d’Aide par le Travail (CAT). Les principaux objectifs poursuivis dans l’accueil à l’ESAD sont le maintien des acquis, le développement des compétences et la recherche d’un bien-être physique et psychologique des personnes accueillies. L’ESAD a une capacité de 35 places.
Le Centre d’Aide par le Travail (CAT) accueille des adultes de 20 à 60 ans, en vue de favoriser leur insertion sociale par le biais du travail adapté, en ateliers ou à l’occasion de stages en entreprise, et pour ceux qui en ont les capacités, de favoriser leur réinsertion en milieu ordinaire. Le CAT a une capacité d’accueil de 85 places, dont environ 75 places en ateliers et une dizaine de places au SAVAIP (Service d’Accompagnement Vers l’Autonomie et l’Intégration Professionnelle).
Format du poste 39 h par semaine
Organigramme/hiérarchie
Sous l’autorité directe du Chef du Service Administratif et Financer dont elle assure l’intérim en cas d’absence.
Relations fonctionnelles
Direction
Chefs de service
Personnel de l’APEI
Autres personnels du SAF
Autres intervenants
Activités principales
Comptabilité APEI et CAT
Comptabilité
• Saisie des achats, ventes, banque, caisse, opérations diverses (APEI, IME, ESAD, CAT)
• Etablissement des chèques et acomptes aux fournisseurs chaque mois
• Rapprochement bancaires APEI, IME et ESAD
• Saisie des caisses de dépenses APEI, IME et ESAD des chèques fournisseurs des travaux
• Saisie comptable des travaux et des immobilisations (APEI, IME, ESAD, CAT)
• Equilibre des écritures du compte 582000 entre APEI et CAT
• Remise des chèques , versement espèces et retrait des espèces
• Gestion des immobilisations au logiciel XL IMMOB
• Facturation des repas de cantine des usagers IME et ESAD et suivi des usagers bénéficiant de bourses et d’aides
• Lien avec les organismes d’aides au paiement de la cantine (Provinces et CAFAT) et établissement des listes des bourses et aides des organismes
Administratif et contrôles divers :
• Mise à jour des budgets de suivi de dépenses d’exploitation IME et ESAD
• Suivi des impayés de cantine, relance des familles et préparation du bordereau CRDC destiné au recouvrement des impayés de cantine des usagers
• Suivi du renouvellement des cartes de stationnement handicapé
• Suivi du RDV de contrôle du chauffeur de bus de l’APEI
• Suivi des consommations d’eau, électricité et OPT et alerte sur les dépassements la CDS et ou la Direction
• Contrôle des factures mensuelles des transporteurs et de leurs documents annuels de transporteurs
• Contrôle de cohérence des factures des intérimaires
• Contrôle de cohérence des factures d’achats (bon de commande et dépense réalisée) et alerte la direction et ou la CDS sur les dérapages constatés
• Relations avec les fournisseurs
• Relations avec la banque si nécessaire
• Relations avec les assureurs :
- Transmission des déclarations de sinistres
- Suivi du déroulement de prise en charge des travaux et réparation générés par les sinistres
- Relance des services APEI pour documents à fournir à l’assureur
- Remise des cartes vertes annuelles dans les véhicules
- Transmission des listes d’usagers de l’APEI pour les contrats en RC
- Transmission de la liste des véhicules annuels de l’APEI pour le contrat Flotte automobiles
• Participation à la clôture comptable en lien avec la CDS (banque, clients, fournisseurs, immobilisations, expert-comptable et auditeurs)
• Participation à l’organisation des élections des représentants des personnels
• Suivi et commande de la signalétique des établissements et des véhicules de l’APEI
• Suivi du parc automobile de l’APEI, prise de RDV d’entretien des véhicules et déplacement des véhicules au garage, tenue d’un tableau de suivi des entretiens obligatoires
• Inventaires des établissements IME – ESAD -APEI et mise à jour du fichier informatique
• Archivage des documents physiques et numériques en fin d’exercice
• Transmission des documents et des dépôts à la banque
En qualité d’adjointe assiste et remplace le chef de service en cas d’absence
• Contrôle des factures clients du CAT
• Contrôle des factures des fournisseurs du CAT avant « Bon à payer »
• Contrôle des chèques d’acompte ou de fournisseurs du CAT avant signature
• Contrôle des impayés des factures clients du CAT avant signature
• Contrôle des bulletins de pécules des Travailleurs handicapés avant paiement et sur demande de la CDS en l’absence de la secrétaire comptable du CAT, élaboration des bulletins de pécules mensuels des TH et saisie des écritures relatives aux pécules.
• Vérification des écritures du CAT pour retour à la personne en charge de la comptabilité
• Supervision du ou des agents du SAF en cas d’absence de la CDS
• Relations avec les prestataires divers pour l’envoi des devis de travaux, de maintenance informatique et téléphonique.
• Transmission des documents à signer au secrétariat de la Direction et récupération des arrivées au courrier
• Contacter les signataires pour signer les chèques
Connaissances / Compétences (savoir/savoir-faire)
• Utilisation des outils informatiques
• Connaissance des règles comptables
• Utiliser les diverses modalités d’accueil (physique et téléphonique)
• Concevoir des supports de suivi et de gestion
• Législation sociale en vigueur en Nouvelle-Calédonie
• Outils bureautiques
Comportements clés (savoir être)
• Rigueur et organisation
• Capacité d'adaptation pour gérer en même temps plusieurs dossiers, voire des urgences
• Pragmatisme et réactivité
• Ouverture d'esprit
• Aisance relationnelle et sens du service
• Discrétion et sens des responsabilités parce que les informations manipulées sont confidentielles.